Искусство беседы: умение давать указания. Советы менеджеру

От того, как ты овладеешь этим умением, будет зависеть, насколько хорошо и быстро сотрудник выполнит поставленную задачу.
Начинающие менеджеры почти не умеют давать указания. Они могут повторяться или объяснять задания высокомерным тоном. Такие ошибки могут привести к негативному результату.


Вот пять самых распространенных ошибок, которые совершают менеджеры, отдавая распоряжения:

1. Они делают это «на ходу». Для того чтобы твои распоряжения поняли, не нужно говорить второпях. Говоря быстро и сразу же уходя, ты рискуешь оставить своих сотрудников сбитыми с толку, не уверенными в том, как нужно приниматься за дело. Помни: многим из них нужно дополнительное время, чтобы обдумать указания и удостовериться, что они поняли задачу. Если ты не даешь им возможности осмыслить сказанное тобой и задать вопросы, то повышаешь вероятность ошибок при выполнении работы. Что еще хуже, они могут почувствовать, что ты относишься к ним с пренебрежением, в спешке отдавая распоряжения, стремясь при этом успеть сделать что-то более важное.

2. Они не умеют импровизировать. Если ты не уверена в том, что конкретно должна сделать, не думай вслух, пытаясь дать указание. Заранее определи все сложности, чтобы четко высказать цель и метод выполнения задания. Если оставишь слишком много неясностей, то заставишь подчиненных гадать, что ты имела в виду. А это почти гарантирует проблемы при выполнении поручения.

3. Они дают слишком много указаний. Безошибочный способ заставить служащих чувствовать себя тупицами — это обращаться с ними как с детьми. Не отдавай распоряжений с убеждением, что подчиненные слишком медлительны или глупы, чтобы понять тебя. Если ты без нужды повторяешь очевидные положения или говоришь снисходительным тоном, можешь настроить против себя весь персонал. Они могут потратить больше энергии на недовольство твоей манерой разговора, чем на усвоение сути твоих слов.

4. Они забывают убедиться в том, что их поняли. Опытные менеджеры знают, что некоторые сотрудники могут не желать признавать, что они чего-то не поняли. Вместо того чтобы сказать «Я не понял» или «Не уверен, что уловил вашу мысль», они могут кивать головой, демонстрируя этим, что им все ясно. Не позволяй такого поведения. Пусть сотрудник словесно подтвердит, что понял указание. Реагируй, давай советы по ходу и оценивай их способность успешно выполнить задание.

5. Они не обозначают крайних сроков. Ты не часто можете позволить себе сказать: «Сделайте это, когда вам будет удобно». В большинстве случаев необходимо определить для сотрудника дату окончания работы. В то же время, чрезмерно концентрируясь на конечном сроке, ты можешь дать сотруднику возможность тянуть с выполнением задания до последнего дня. В конце концов, если ты повторяешь и подчеркиваешь, что «эта работа должна быть закончена в течение трех месяцев, начиная с сегодняшнего дня», это может восприниматься сотрудником вечностью в условиях, когда он едва справляется со своими повседневными обязанностями. Разумнее будет определить дату, когда сотрудник должен начать работу. К примеру, скажи: «Эта работа должна быть окончена к 1 октября. Сегодня 5 августа. Вы можете представить мне график, где будет указана дата начала исследований, начала составления отчета и окончательный план работы?»

Чтобы совершенствовать умение отдавать распоряжения, не повторяй их. Тебе может казаться, что ты просто акцентируешь внимание на основных моментах, но у твоих сотрудников может возникнуть чувство, что с ними обращаются как с детьми. Дай указания один раз и спроси: «Может быть, вы повторите это снова вместе со мной?» или: «Расскажите, как вы будете это выполнять, чтобы мы оба были уверены, что правильно поняли друг друга».

Для того чтобы быть уверенной, что твои указания понимаются правильно, необходимо отводить достаточно времени на разговор с подчиненным.

Воспринимай отдачу распоряжений как возможность наладить близкий контакт с подчиненными. Говори с ними о делах, которые нужно сделать, о том, как они собираются их выполнять и почему это важно. На это может уйти десять минут вместо двух на простое изложение задания, но лишние усилия, затраченные тобой, окупятся с лихвой.

 

Источник cтатьи:

elitarium.ru

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показан.

Подтвердите, что Вы не бот — выберите человечка с поднятой рукой: